• Bienvenue sur le tutoriel Ambassador dédié aux Administrateurs

     

    Découvrez ici les différentes étapes à suivre pour configurer votre ambassade.

  • Au sommaire

    Nous vous proposons dans ce tutoriel, les grandes étapes à suivre en tant qu'administrateur de Sociallymap

    1. Création de l'ambassade

    2. Gestion quotidienne de l'ambassade

    3. Gestion des notifications

  • 1. CRÉATION DE L'AMBASSADE

  • Etape 1 : Rendez-vous sur votre mapping

    Cliquez sur l'entité "Ambassade"

     

    Un volet latéral de configuration s'ouvre sur la droite de votre écran

     

    A. C'est le nom de votre ambassade sur votre mapping.

    B. C'est le nom de l'ambassade que les ambassadeurs voient sur leur application mobile ainsi que sur tout les emails de notification.

    C. Le logo de l'entreprise sera actif sur l'application mobile de vos ambassadeurs.

     

    D. En cochant cette case, vous acceptez la proposition de message par vos ambassadeurs (voir tutoriel "proposition de messages").

    E. Cette option apparaît seulement si l'option précédente est cochée. Elle signifie que toutes les propositions de message par vos ambassadeurs sont automatiquement envoyées à tous les ambassadeurs sans passer par la modération de l'administrateur.

    F. Vous pouvez définir des notifications envoyées aux ambassadeurs pour les avertir des contenus présents dans leur ambassade à partir d'un nombre que vous aurez défini.

  • INFORMATIONS

    D. Si vous cochez la case, pensez à reboucler votre ambassade vers votre bibliothèque sur votre mapping, auquel cas, les messages proposés par vos ambassadeurs ne seront pas visibles.

    E. Si vous décidez de cocher "Accepter automatiquement les partages des ambassadeurs" vous pouvez laisser votre ambassade bouclée sur une modération pour visualiser les messages proposés. Attention toutefois à ne pas les valider, pour ne pas créer de doublons dans l'ambassade.

  • Etape 2 : Gestion des ambassadeurs

    Cliquez sur le bouton "Gestion des ambassadeurs"

     

    Deux possibilités s'offrent à vous :

    - Vous pouvez importer massivement vos ambassadeurs.

    - Vous pouvez créer manuellement vos ambassadeurs.

     

    1° option :

     

    Cliquez sur le menu "importer" (pour un administrateur ayant un grand nombre d'ambassadeurs, vous gagnerez un temps considérable).

    Vous avez la possibilité de télécharger un fichier d'exemple pour avoir un gabarit du fichier à importer.

     

     

    Remplissez votre fichier en suivant les différentes colonnes prédéfinies.

     

  • INFORMATIONS

    Attention ! Le fichier doit obligatoirement être enregistré en format ".CSV UTF-8 délimité par des virgules"

  • Une fois votre fichier enregistré, retournez sur l'interface administrateur et cliquez sur "Choisir un fichier" et importer votre base d'ambassadeurs.

     

    2° option :

     

    1. Cliquez sur le bouton "Créer".

    2. Remplissez les informations demandées.

     

    Dans l'onglet "Tags", pensez à bien choisir les tags auxquels votre ambassadeur sera abonné.

     

    Pour modifier des tags (ajout ou suppression) :

    1. Retournez sur votre mapping.

    2. Cliquez sur le symbole en bas à gauche de votre écran

    3. Cliquez sur "Réglages"

    Vous pouvez ensuite modifier les tags de votre choix, ainsi que la couleur représentant celui-ci.

  • INFORMATIONS

    Les tags permettent aux ambassadeurs de voir le contenu qui les intéresse en fonction de certaines thématiques.

    Si de nouveaux tags sont créés, les ambassadeurs seront avertis même en étant déjà actifs sur l'application.

  • Une fois vos ambassadeurs importés ou créés manuellement, vous devez les inviter pour qu'ils puissent avoir accès à l'ambassade à la création de celle-ci.

    Pour cela, cliquez sur "Plus d'actions" puis sur "inviter les ambassadeurs jamais invités"

  • INFORMATIONS

    Les codes ambassades envoyés ne sont valables que 30 minutes. Au-delà de ce délai, vous pouvez de nouveau les inviter depuis l'interface administration ou laisser vos ambassadeurs demander un nouveau code ambassade depuis leur application mobile.

  • 2. GESTION QUOTIDIENNE DE L'AMBASSADE

  • Modification / Suppression d'ambassadeurs

    A. Cliquez sur les points de suspension devant le nom de votre ambassadeur.

    B. Pour changer les informations de votre ambassadeur : cliquez sur "Modifier", puis sur "Mettre à jour".

    C. Pour faire disparaître un ambassadeur de votre ambassade : cliquez sur "Supprimer".

     

     

     

  • Export des ambassadeurs

     

    Pour un export global :

     

    1. Cliquez sur "Plus d'actions"

    2. Choisissez le format de votre fichier en cliquant sur "Exporter en .csv" ou "Exporter en .xlsx"

     

     

    Vous obtiendrez alors un fichier comprenant toutes les informations de vos ambassadeurs sans avoir à les sélectionner en amont.

     

    Pour un export en sélection :

     

    1. Cliquez sur le/les ambassadeurs que vous souhaitez exporter.

    2. Cliquez ensuite sur les points de suspension à côté de "Informations".

    3. Choisissez le format de votre fichier en cliquant sur "Exporter en .csv" ou "Exporter en .xlsx".

    Vous obtiendrez un fichier comprenant toutes les informations des ambassadeurs sélectionnés.

     

     

  • Invitations ambassadeurs

    Lors de la création de votre ambassade, vous avez importé votre liste d'ambassadeurs et les avez invité à rejoindre le programme (cf "1. Création de l'ambassade).

    Dans votre gestion quotidienne, vous serez amené à engager vos ambassadeurs, notamment en invitant de nouveaux ceux qui n'ont pas encore rejoint le programme.

     

    Pour une invitation globale :

     

    1. Cliquez sur "Plus d'actions"

    2. Cliquez sur "Inviter les ambassadeurs jamais invités"

     

     

    Pour une invitation sélection :

     

    1. Sélectionnez un ou plusieurs ambassadeurs

    2. Cliquez sur les points de suspension à côté de "Informations"

    3. Cliquez sur "Inviter la sélection"

    Pour une invitation personnelle :

     

    1. Cliquez sur les points de suspension devant l'ambassadeur en question.

    2. Cliquez sur "Inviter".

     

     

  • INFORMATIONS

    Cette manipulation permet d'envoyer aux ambassadeurs un code pour se connecter à l'ambassade. Vous avez la possibilité de visualiser en amont le mail d'invitation en cliquant sur "Plus d'actions" puis sur "Voir le modèle d'invitation". Il n'est pas possible de le modifier mais il est possible d'exporter le code HTML du modèle d'invitation pour l'envoyer via un autre outil.

  • Filtrer les ambassadeurs

     

    1. Cliquez sur "Filtrer"

    2. Vous pouvez choisir de filtrer votre liste d'ambassadeurs selon différents critères :

    - Tags souscrits

    - Réseaux sociaux connectés

    - Dernière connexion

    - Dernière invitation

    - Date de création

     

  • Tableau d'informations

     

    Vos employés ont besoin d'être rassurés, dirigés et encadrés. En leur fournissant le plus de renseignements pertinents possibles, vous vous assurez d'instaurer un climat plus serein, donc plus productif.

    Cette fonctionnalité vous permet de connecter votre compte Trello à l'ambassade afin de mettre à disposition de vos collaborateurs, des informations pertinentes, importantes.

     

    Pour cela, lorsque vous vous trouvez sur votre mapping :

    1. Cliquez sur l'entité "Ambassade"

    2. Dans la fenêtre de configuration, cochez la case "Activer Trello"

    3. Puis cliquez sur "Se connecter avec Trello"

     

    Une fenêtre de configuration apparaît :

    - Si vous êtes déjà connecté à votre compte Trello, il vous suffit simplement de cliquer sur "Se connecter".

    - Si vous n'êtes pas connecté à votre compte Trello, entrez vos identifiants, puis cliquez sur "autoriser" pour laisser Sociallymap utiliser votre compte.

    Le tableau Trello est désormais disponible dans l'application mobile de vos ambassadeurs.

  • Chat

     

    Etape 1 : Activation du chat

     

    Lorsque vous vous trouvez sur votre mapping, dans l'interface Sociallymap, cliquez sur l'entité "Ambassade" (1)

    Dans la fenêtre de configuration, cochez la case "Activer le chat" (2)

     

    Une fois le chat activé, vous la possibilité de définir des notifications de rappels.

     

    Plusieurs solutions s'offrent à vous :

    • "Envoyer un rappel administrateur après ..." : vous recevrez un email de rappel pour vous prévenir de messages non lus après X temps.
    • "Envoyer un rappel ambassadeurs après ..." : l'ambassadeur recevra automatiquement une notification push ainsi qu'un email, 5 minutes après la réception du premier message.
  • INFORMATIONS

    Chaque ambassadeur peut ensuite modifier les notifications de rappel directement dans l'ambassade en choisissant de ne recevoir aucun rappel ou de les recevoir par email ou push (cf Tuto Ambassador)

    • "Activer l'envoi de notification programmée" : il est possible de définir les plages horaires sur lesquelles envoyer les notifications

  • Etape 2 : Création d'un premier sujet

     

    Lorsque vous vous trouvez sur votre mapping, dans votre ambassade, cliquez sur "Gestion des ambassadeurs".

    Si vous n'avez pas encore de groupes, vous avez la possibilité d'en créer en cliquant sur "groupe" (1), dans votre interface de gestion.

    Cliquez ensuite sur "Créer" (2)

    Une fenêtre s'ouvre, vous devez alors renseigner le nom du groupe et sélectionner les ambassadeurs concernés dans la liste, puis cliquez sur "Créer".

  • Pour créer un premier sujet, cliquez sur "Chat" (1), puis que "Nouveau sujet" (2)

    Choisissez les destinataires, définissez le titre du sujet et le message (1)

    Vous avez la possibilité de choisir également un média (2)

    Puis cliquez sur "Envoyer" (3)

     

    Le premier sujet apparaît alors dans la liste des sujets en cours.

    Lorsque vous cliquez sur un sujet, vous avez une vue d'ensemble des destinataires avec lesquels vous avez un sujet en cours.

    Lorsque vous cliquez sur un destinataire, vous avez la conversation qui apparaît.

  • INFORMATIONS

    En tant qu'administrateur, vous pouvez envoyer un message à un groupe d'ambassadeur mais les ambassadeurs ne répondent qu'à l'administrateur. Les conversations se font en "one to one".

  • Lorsque l'ambassadeur reçoit le message et le lis, vous êtes alerté.

    Les conversations inactives sont regroupées dans un onglet "inactif"

     

    Vous avez la possibilité de retrouver des conversations qui ont été archivées.

  • INFORMATIONS

    - Un sujet ou une conversation supprimés ne peuvent pas être retrouvés.

    - Tous les sujets et conversations non lus sont en gras.

  • Lorsqu'un ambassadeur vous répond, vous avez une vue d'ensemble sur la conversation.

    Les conversations inactives sont regroupées dans un onglet "inactif"

     

    Vous avez la possibilité de retrouver des conversations qui ont été archivées.

  • 3. GESTION DES NOTIFICATIONS

  • Vous pouvez choisir d'envoyer des notifications push ou email personnalisées sur le téléphone de vos ambassadeurs.

  • Etape 1 : Choix de votre option

     

    Option n°1 : Pour tous les ambassadeurs

     

    1. Cliquez sur "Plus d'actions"

    2. Notifier tous les ambassadeurs

     

     

    Option n°2 : Sélection d'ambassadeurs

     

    1. Sélectionnez un ou plusieurs ambassadeurs

    2. Cliquez sur les points de suspension

    3. Cliquez sur "Notifier la sélection"

     

     

    Option n°3 : Sélection personnelle

     

    1. Cliquez sur les points de suspension devant le nom de votre ambassadeur

    2. Cliquez sur "Notifier"

     

     

     

  • Etape 2 : Fenêtre de notification

     

    Une fenêtre de notification s'ouvre et plusieurs choix s'offrent à vous :

    - Notifier par email

    - Notifier par push

     

     

    Vous avez la possibilité de rédiger le titre de votre notification et le texte.

    Cliquez sur "Envoyer" pour notifier vos ambassadeurs.

     

  • Gardons le contact !

     

    Pour toute aide ou question technique, contactez directement l'assistance :

    assistance@sociallymap.com

     

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